Zertifizierungen
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Sollen Ihre Registrierkasse und Ihre Buchführung bei einer Finanzprüfung bestehen, müssen die Vorschriften der GDPdU erfüllt werden.
GDPdU bedeutet: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) regeln, wie Ihre Buchhaltung rechtskonform geführt wird. Da zu Ihrer Buchhaltung auch Verkäufe über Ihre Kasse gehören, sind darin auch die Anforderungen an GDPdU konforme Registrierkassen zu finden.
Zusammengefasst bedeutet GDPdU konform:
- Vollständige und richtige Buchung der Geschäftsvorfälle
- Keine Buchung ohne Beleg
- Buchungen dürfen im Nachhinein nicht verändert werden
- GDPdU Export für Betriebsprüfer notwendig
- Buchungsdaten sicher für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist aufbewahren
- Die eingesetzte Software / Registrierkasse muss ein Handbuch haben
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Ein Unternehmen arbeitet GoBD-konform, wenn über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist hinweg sichergestellt ist, dass die Ordnungsvorschriften die in der GoBD verankert sind eingehalten werden. Die Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente ganz gleich ob in Papierform oder elektronisch.
Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer müssen eine Buchführung sicherstellen, in der alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.
Im Falle einer Betriebsprüfung untersucht das Finanzamt kritisch, ob Sie die Kriterien zur GoBD-konformen Buchführung, Rechnungsstellung und Aufbewahrung einhalten.
Mit JoeCash sind Sie sicher und umfangreich für die nächste Finanzamtsprüfung vorbereitet.
Registrierkassensicherheitsverordnung
Die RSKV bildet die Gesetzesgrundlage dafür, dass Registrierkassen in Österreich manipulationssicher betrieben werden. So bestimmt sie beispielsweise, dass alle Barumsätze mit einer elektronischen Signatur verkettet werden. Wenn einzelne Belege im Nachhinein verändert oder gelöscht werden, wird durch die Dokumentation die Signaturkette ungültig. Durch die geltende Signaturpflicht werden eventuelle Manipulationen sofort erkannt und damit unmöglich.
Was bedeutet rechtssicher kassieren mit JoeCash und TSE?
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sind im Dezember 2016 von Bundestag und Bundesrat die Regelungen für den Einsatz von Kassensystemen und Registrierkassen deutlich verschärft worden. Erste Änderungen, wie z.B. die Einführung der „Kassennachschau“ sind bereits seit 2018 in Kraft.
Mit dem 1. Januar 2020 werden nun die Kernpunkte der neuen Vorschriften verbindlich. Dabei handelt es sich um den Einsatz einer sogenannten „zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)“ mit der Kasse, einer Belegausgabepflicht und einer Meldepflicht für die Kassen und Technischen Sicherheitseinrichtungen. Darüber hinaus können bei Verstößen gegen die neu eingeführten Pflichten Bußgelder bis zu einer Höhe von 25.000 Euro im Rahmen eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens fällig werden.
Muss jede Kasse zertifiziert werden?
Nein! Zertifiziert werden nicht die Kassen. Es wird lediglich die „Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)“ vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Die Kassen müssen mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet sein.
Was macht die TSE?
Die TSE sorgt dafür, dass die von der Kasse erzeugten Daten manipulationssicher sind. Die Einheit vergibt eigene Nummern für Transaktionen und überwacht Beginn und Ende der Vorgänge an der Kasse. Prüfungsrelevante Daten werden mit einer digitalen Signatur versehen und verschlüsselt gespeichert. Einige der Informationen müssen zur schnellen und einfachen (Vor Ort-) Überprüfung auf den Kassenbon gedruckt werden. Die auf der TSE gespeicherten Daten können exportiert werden.
Bin ich verpflichtet, eine TSE einzusetzen / nachzurüsten?
Ja! Ab dem 1.1.2020 gilt ein Verkaufs- und Bewerbungsverbot für Kassensysteme, die nicht mit einer TSE ausgerüstet werden können. Für Kassen, die nachgerüstet werden können, ist dies schnellstmöglich vorzunehmen. Es gibt keine Übergangsfristen.
Ist meine Branche auch betroffen?
Betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit denen Bargeld verbucht wird. Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann z.B. eine Registrierkasse sein, eine PC-Kasse, eineTouchkasse oder auch ein elektronisches Kassenbuch.
Es spielt keine Rolle welcher Umsatz erwirtschaftet wird, auch Kleinunternehmer und öffentliche Bereiche wie Museen sind betroffen.
Die KassenSichV betrifft alle Branchen, den Handel ebenso wie Dienstleister, Kosmetik- und Nagel-Studios, Friseure, Bäcker, Fleischer, Döner, Imbiss, Gastronomie, Handwerk und alle anderen Bereiche.
Was passiert mit Kassen, die nicht nachrüstbar sind?
Für Geräte die nach dem 25.10.2011 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und den Anforderungen des BMF Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen und die nicht nachgerüstet werden können, gilt im Rahmen einer Ausnahmeregelung eine Übergangsphase bis zum 31.12.2022. PC-Kassensysteme sind von dieser Ausnahmeregelung grundsätzlich ausgeschlossen.
Muss die Kasse / TSE bei den Finanzbehörden gemeldet werden?
Ja, die gesetzlichen Regelungen sehen ab dem 1.Januar 2020 eine Mitteilungspflicht vor. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme den Finanzbehörden gemeldet werden. Wann genau das Meldeverfahren verfügbar sein wird, ist momentan (Stand August 2019) noch nicht bekannt. Die Meldepflicht gilt nicht für Kassen, die unter die Ausnahmeregelung fallen.
Wird die JoeCash auch mit der TSE ausrüstbar sein?
Ein klares Ja! Die JoeCash wird pünktlich zum 01.01.2020 alle Vorgaben erfüllen. Hier arbeiten wir mit unserem Partner fiskaltrust zusammen um diverse TSE anbinden zu können (Lokal und ggfl Cloud).
Muss ich für jeden Verkauf einen Bon ausgeben?
Ja! Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für Geschäftsvorfälle, die mittels eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst wurden. Im Einzelfall kann eine Befreiung von dieser Pflicht beantragt werden, falls sachliche oder persönliche Härten vorliegen.
Der Termin 1.Januar 2020 ist verschoben worden, stimmt das?
Nein! Die zuständigen Finanzbehörden halten an dem Termin 1.Januar 2020 für den Einsatz der TSE an den Kassen fest. Da es absehbar ist, dass es zu diesem Zeitpunkt keine flächendeckende Verfügbarkeit der Technischen Sicherheitseinrichtungen geben wird, wird offenbar derzeit (Stand August 2019) eine sogenannte „Nichtbeanstandungsregelung“ in Erwägung gezogen. D.h. dass es nicht beanstandet wird, wenn keine TSE eingesetzt wird, falls diese bereits in Auftrag gegeben wurde und noch nicht lieferbar ist.
Wo finde ich offizielle Dokumente?
Für weitere Informationen haben wir nachfolgend die wichtigsten Links zusammengetragen.
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
Kassensicherungsverordnung (KassSichV)
Anwendungserlass zum § 146a AO
Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)